Validación
Crear o quitar una lista desplegable
Figura 1
Para facilitar la entrada de datos en Excel o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para introducir información en la celda, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en la entrada que desee.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupoHerramientas de datos de la ficha Datos.
Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco.
Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre para la lista.
NOTA No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.
Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
En la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Si desea más información sobre cómo convertir una tabla de Excel en un rango de datos.
Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras escribe datos en una celda. Para terminar de escribir, pulse ENTRAR o ESC.
Es posible que la hoja de cálculo esté protegida o que sea una hoja de cálculo compartida. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido.
Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la lista está en la hoja de datos actual, escriba una referencia a su lista en el cuadro Origen o haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, seleccione la lista en la hoja de datos actual para rellenar la referencia automáticamente.
Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.
Asegúrese de que la casilla de verificación Celda con lista desplegable esté seleccionada.
Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Cómo mostrar un mensaje de entrada
Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
Especifique cómo desea que Excel responda cuando se introduzcan datos no válidos. Para ello:
Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupoHerramientas de datos de la ficha Datos.
Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco.
Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre para la lista.
NOTA No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.
Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
En la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Figura 2
Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Si desea más información sobre cómo convertir una tabla de Excel en un rango de datos.
Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras escribe datos en una celda. Para terminar de escribir, pulse ENTRAR o ESC.
Es posible que la hoja de cálculo esté protegida o que sea una hoja de cálculo compartida. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido.
- En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ficha Configuración.
- En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la lista está en la hoja de datos actual, escriba una referencia a su lista en el cuadro Origen o haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, seleccione la lista en la hoja de datos actual para rellenar la referencia automáticamente.
Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.
En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.
Asegúrese de que la casilla de verificación Celda con lista desplegable esté seleccionada.
Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Cómo mostrar un mensaje de entrada
Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
Especifique cómo desea que Excel responda cuando se introduzcan datos no válidos. Para ello:
Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
- Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Información.
- Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Advertencia.
- Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.
Filtro
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Figura 3
Cómo crear filtros en ExcelPara crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Figura 4
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Figura 5
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Figura 6
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Figura 7
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
Figura 8
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Figura 9
Filtrar en Excel buscando valoresYa hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
Figura 10
Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:
Figura 10
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Figura 11
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
Figura 12
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Figura 13
Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Figura 14
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
Figura 15
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